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知识管理国家标准解读 - 组织文化部分

前言

知识管理国家标准的第 2 部分是“术语”,这部分内容没有太多可以展开的内容。第 3 部分是“组织文化”,这部分内容是站在知识管理实施的角度,探讨如何建立知识型组织文化来配合知识管理的顺利实施。或者说通过建立知识型、学习型组织文化来推进知识管理的实施。本部分内容重点界定组织文化的概念、术语,提供一些成熟的方法和理论,以推进知识型组织文化的建设。

组织文化的基本概念

在知识管理标准的第 2 部分,界定了组织文化的概念:组织全体成员共同接受的价值观,行为准则、团队意识、思维方式、工作作风、心理预期和团队归属感等群体意识的总称。

组织文化在结构上存在三个层次,即显性层、制度层和核心层。

  • 显性层:是组织文化的外显层,又称为组织文化的物质层。这个层面典型的体现就是企业的 VI (Visual Identity,视觉识别)系统。VI 包括的要素比较多,比如企业的LOGO、标准色、字体、吉祥物、办公用品等一切可见可接触的东西的统一形象风格的设计。

  • 制度层:体现组织文化特色的各种规章制度、道德规范和员工行为准则,也包括组织内部的分工协作关系和组织结构。这个层面也是相对比较容易感知的部分。

  • 核心层:组织文化的核心和主体,是组织成员共同而潜在的意识形态,包括价值取向、道德观念、管理理念。核心层的内容植根于组织成员的意识之中,不易感知,难以描述,但它对组织成员行为的影响作用最大。一个组织文化的显性层和制度层由于容易被感知,是比较容易被模仿的,但是对核心层内容进行照搬和模仿就不那么容易了。所以,组织文化的核心层是组织的灵魂。

知识型组织文化

组织文化与知识管理

在第一部分中,对知识管理的概念模型图中表达了组织文化的地位。它是知识管理的重要支持要素。其目的是在组织成员之间营造一种利于知识共享、创新的氛围。通常,个体对知识持有一种私有价值观,担心分享了知识,就丧失了自身优势。这就阻碍了组织内部的知识共享,组织文化要解决的就是打消个体员工的这种顾虑。组织文化要配合并服务于知识管理的实施,而不是只是让知识管理适应组织文化。

前面我们探讨过隐性知识,隐性知识管理是知识管理的关键因素。隐性知识存在于个体员工的头脑中,要将个体的隐性知识上升凝结为组织层面的知识资产,就需要在组织内部营造一个良好的鼓励学习、分享、交流的文化环境,使得个体员工能在制度、物质和精神鼓励的手段下以开放的心态分享、传递、创造知识。通过建立一个知识生态系统,让知识的贡献者能从中得到利益和尊重。

知识型组织文化的特征

  • 信任:员工、团队、组织之间的信任是知识交流与共享的前提。信任包括以人际关系为基础的信任、以能力为基础的信任以及以制度为基础的信任。

  • 共享:合作共赢、共同分享。正是组织成员之间的知识共享,使得组织能够将内部分散的知识合在一起形成合力。知识嵌入在组织管理的各个层面,只有在知识共享的基础上,组织才能共享愿景、目标、价值观、经验和思想等。

  • 开放:开放的理念有利于组织知识的共享与积累。开发允许组织内员工、团队访问所需的知识,并在正确的机制下,对知识进行相应的修订、补充、完善,以便于知识的更新和积累。

  • 容错:创新过程就是不断试错的过程,创新本身存在风险,如果不能容忍错误,人们就会畏首畏尾,不敢冒险,无法创新。同时要从错误中反思,汲取经验教训。

实践社区

在知识型组织文化的具体建设操作层面,实践社区是通过特定的圈子鼓励员工乐于分享隐性知识的最佳方式。在国家标准中,提供了三种实践社区的组织形式。

  • 实践小组
    通过在某一特定专业、技术、管理领域交换和创造知识来分享他们的创意,开发他们的技能和培养良好的实践能力。实践小组主要是通过制定共同的目标,任务作为团队分享的工作项。通过工作任务的分派及跟踪,大家可以把自己的实践成果、知识文档、经验等进行及时的交流和传递。小组成员可以相互学习,提出更好的解决方案,及时把这些经验、知识等进行保存和共享。

  • 共同兴趣小组
    实践小组的内容偏工作业务,而共同兴趣小组更多的是偏向非业务化的知识进行交流,如健康小组、理财小组、足球小组等以兴趣、爱好为主所集结起来的社区模式,这些模式在组织文化建设中起着非常重要的作用,也是了解员工特长、技能的重要方式。

  • 知识社区
    知识社区可以分为实体知识社区和虚拟知识社区。实体知识社区可以是内部刊物、经验交流会、专家讲座、内部培训等形式。虚拟知识社区主要是利用信息化技术工具将知识进行组织整理,如博客、论坛、Wiki等,这方面的技术很成熟。还包括利用一些外部的平台作为在线沟通交流支持工具。

实践社区建设成效主要体现在组织员工隐性知识在潜移默化中悄然传递及隐性知识的显性化。在建设实践社区过程中需要注意两点。一是要找准合适的主题,要有引起兴趣的话题和内容,让每个人都能积极参与其中。二是坚持长期运营。实践社区作为一种开放式、互动式的知识交流平台,需要对其中的内容定期更新、维护、删除。

知识型员工、协作型团队和学习型组织

这是构成知识型组织文化三个层面粒度的组成要素。

知识型员工

作为个体来讲,在知识经济时代,个人的知识成为核心资本。组织是由个体的人组成的,所以需要在员工个体层面招募知识型员工。知识型个体(员工)具有的特点:

  • 知识型员工具有专业特长,是实现创新的主力军。
  • 学习欲望强烈,具有较强的学习能力。
  • 追求自我发展、自我价值的实现。
  • 工作内容的自主性较强,追求个人成就。
  • 工作成果短期内难以衡量,个人绩效难以评价。
  • 关注报酬,追求高收入。

这些特点中,学习欲望和学习能力是最为核心的素质。学会学习是一个人不断提升自我的关键元认知技能。有意愿有方法再结合组织营造的文化环境,知识型员工可以在不断提升完善自我的同时达成组织目标,实现共赢。

知识型员工的管理和培养是组织管理者需要重点考虑的问题。笔者认为,根据组织的情况,如果是创业型的组织可以设定招聘的原则,如果是已有组织,可以采用内部培养。内部培养是一个比较难的过程,最好是能树立几个典型作为引导。对知识型员工的激励管理是很重要的,可以采取的措施包括:

  • 物质激励,设计合理的薪酬体系;
  • 成长激励,加强教育和培训,注重员工个体成长;
  • 成就激励,委以重任;
  • 情感激励,加强情感交流,创造和谐环境;
  • 文化激励,培育优秀组织文化,增强员工的责任感和使命感;

协作型团队

知识型员工是构成协作型团队的“原子”,通过构建协作交流的平台,鼓励团队成员共享知识、经验和能力,营造协作学习的组织氛围,进而快速提高团队的知识总量和集体智慧,增强组织竞争力,达成整体大于部分之和的协同效果。

有四个关键要素主导着团队协作的成功与否。

  • 高层管理者的支持:包括投资建设和谐人际关系、树立协作型行为典范和构建“赠予文化”。
  • 人力资源部分的举措:包括培训团队协作必需的技能和激发团队意识。
  • 胜任的团队领导者。
  • 团队的形成和结构:包括构建继承性的关系、角色清晰化和任务模糊性。

学习型组织

有了知识型员工、协作型团队作为基础要素,学习型组织的形成就自然而然。学习型组织是擅长获取、创造和转移知识,并能够结合新知识改变自身行为的组织。学习型组织以信息和知识为基础,组织成员能够自我学习、自我发展和自我控制。学习型组织中员工有更多的自主权,有利于全体员工发挥更大的积极性与创造性。

学习型组织的建立与培养要点:

  • 实施知识管理开发和深化企业的学习行为:强化员工间的知识交流制度、支持鼓励自学、定期培训。
  • 促进企业向学习型组织转化:领导与管理、信息反馈机制、组织文化。
  • 通过学习最终提供企业的竞争力。

知识型组织文化和企业文化的关系

最后,我这里谈一点关于知识型组织文化和企业文化的关系。我在打造个人文化:理解愿景、使命、价值观一文中,详细总结回顾了组成文化内核的三大概念及相互之间的关系。文章对个人和企业文化内核的总结非常透彻,那么企业文化内核和这里谈论的知识型组织文化又是什么关系呢,这一问题值得重点说明。

我对这个问题的理解是这样:打造个人文化:理解愿景、使命、价值观一文中讨论的文化架构是一个组织和企业的文化“地基层”,这个层面的东西是非常稳固的,属于组织灵魂的最核心,它代表了企业的身份、企业为什么而存在及企业未来的愿景蓝图。而这里谈论的知识型文化组织是这个“地基”之上的应用层,在地基层看来,它只是一个工具,是一个达成企业使命和愿景的手段。所以,知识管理本身不是企业存在的最终目的,它仅仅是企业达成愿景的一个可以借用的工具之一。由于不同企业情况不同,我们不应该夸大知识管理的重要性,而是应该客观的结合企业现状,将知识管理作为一种可参考的基本管理理念。

从上面的分析可以看出,企业地基层文化和上层的应用层文化并不冲突,地基是稳定不变的,而上层的应用手段是可以根据企业的战略和地基层价值内核而灵活做出调整的。在知识经济时代,知识管理虽然越来越重要,但它不是企业或者个人发展最底层的唯一的动因,它仅仅是一个重要的中间层支柱之一。

后语

作为单独把组织文化作为标准的一部分,本身说明了文化的重要性。而文化问题是一个太过庞大的主题。标准解读中的内容也偏宏观和枯燥。在每个组织或个人的具体实践中,有大量的思想和方法层面的内容可以展开。这就不得不推荐一本书:学习型组织之父彼得·圣吉(Peter M. Senge)的《第五项修炼:学习型组织的艺术和实务》。这本书详细讨论了学习组织的相关管理思想和理论。此书首次出版于 1990 年,中文引入是 2009 年。年代虽久,但内容一点都不过时,非常契合这个高速变化的时代个人和组织的需要。好的东西总是能够经受住时间的考验,推荐阅读。